Der BeWoPlaner im Einsatz bei der FiZ – Familie im Zentrum

Wie sich beim oberfränkischen Sozialunternehmen FiZ – Familie im Zentrum – der Einsatz der Software für die Eingliederungshilfe bezahlt gemacht hat

Die FiZ – Familie im Zentrum – im oberfränkischen Hof an der Saale, ist ein junges Unternehmen. Seit drei Jahren ist die von der Psychologin Ramona Lüdtke gegründete Gesellschaft mit ihrem größtenteils jungen Team in den Bereichen ambulant betreutes Wohnen für Menschen mit psychischen Erkrankungen und Suchterkrankungen, Hilfen zur Überwindung sozialer Schwierigkeiten sowie familienunterstützenden ambulanten Angeboten tätig. Mittlerweile beschäftigt das Sozialunternehmen 35 Mitarbeiter, unter anderem SozialpädagogInnen, ErzieherInnen, HeilpädagogInnen – die meisten davon in festen Arbeitsverhältnissen. Dass das Unternehmen so schnell wachsen würde, damit hatte Ramona Lüdtke zu Beginn des Geschäftsbetriebs nicht gerechnet. Und so kam es dann auch schneller als erwartet, dass sich das FiZ-Team mit der Anschaffung einer speziellen Software für die Verwaltung und Dokumentation von Klientendaten beschäftigen musste. Man entschied sich für den BeWoPlaner, der seit dem dritten Geschäftsjahr bei der FiZ im Einsatz ist.

Am Anfang war Papierkrieg

Am Anfang war es so, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Dokumentationssystem nutzte. Daran denkt Ramona Lüdtke heute noch mit Schrecken zurück: „Das war grauenhaft. Jeder hat sich handschriftlich zusammengeschrieben, wer was wann mit Klienten gemacht hat.“ Einen ersten Schritt in Richtung Professionalisierung wurde dann getan, als man den Mitarbeitern mit vorgefertigten Tabellen Hilfen an die Hand gab, um zumindest sicherzustellen, dass alle mit den gleichen Strukturen arbeiteten. Aber auch mit dem daraus resultierenden „Papierkrieg“ war man bei der FiZ nicht zufrieden. Und war sich dann in der Geschäftsführung auch schnell einig, dass – um künftig eine transparente und professionelle Dokumentation gewährleisten zu können –, in eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Softwarelösung investiert werden müsste.

Der BeWoPlaner aus dem Hause beyondSoft war dem Team bereits bekannt. Den hatte man sich im ersten Geschäftsjahr von einem Mitarbeiter der Kölner Firma einmal unverbindlich präsentieren lassen. „Für später“, so hatte Ramona Lüdtke gedacht, „wenn wir einmal größer sind“. Doch die FiZ wuchs sehr schnell. Die Nachfrage nach den innovativen Angeboten des eigenverantwortlich agierenden Jung-Unternehmens waren – nicht zuletzt durch positive Mund-zu-Mundpropaganda und gute Vernetzung – groß. So war die Frage nach einer die Tätigkeit im Bereich der Eingliederungshilfe unterstützenden Software bereits einige Monate später wieder aktuell.

Mobile Datenerfassung – per Smartphone oder Tablet

Seit August 2015 ist der BeWoPlaner bei der FiZ im Einsatz. In einer einmonatigen Eingewöhnungsphase hatten sich die beiden Geschäftsführer zuvor mit dem Programm vertraut gemacht und anschließend die Mitarbeiter geschult. Die zum großen Teil jungen und medienaffinen Case-Manager taten sich, so Ramona Lüdtke, nicht besonders schwer. Im Gegenteil: „Das tägliche Brot der Software, das Dokumentieren, hat sofort super funktioniert“, so die Geschäftsführerin. Dabei ist es ihr am liebsten, wenn dieses direkt vor Ort – mobil per Tablet oder Smartphone – vorgenommen wird. Denn so hat sie als Leiterin die Möglichkeit, sich jederzeit und völlig unkompliziert einen Überblick über alle Tätigkeiten zu verschaffen.
Für Ramona Lüdtke ist es auch eine Frage eines zusätzlichen Qualitätsmerkmals, immer auf dem Laufenden zu sein und überprüfen zu können, ob alles seinen richtigen Gang geht. „Ich bin sehr zufrieden damit und froh“, so die FiZ-Geschäftsführerin, „dass wir dazu die Möglichkeit haben.“


„Das tägliche Brot der Software,
das Dokumentieren, hat sofort super funktioniert.“


Bei Fragen hilft das BeWoPlaner-Team

Auch wenn der Umgang mit dem BeWoPlaner für die FiZ-Mitarbeiter relativ leicht von der Hand geht, so kommt es aber auch immer mal wieder vor, dass – vor allem bei komplexeren Themen – Fragen auftauchen oder Unterstützung benötigt wird. Dann ist man bei der FiZ froh, dass man sich an ein freundliches Support-Team wenden kann, das bei Problemen jederzeit weiterhilft. Bei der FiZ wird die Hotline rege in Anspruch genommen. „Unsere Fragen“, so Ramona Lüdtke“, konnten bisher immer zeitnah geklärt werden“.
Das gilt auch für die hin und wieder anfallenden Wünsche nach individuellen Anpassungen bestimmter Funktionen, die in der Standardversion nicht oder in anderer Form vorgesehen sind. „Dann“, so Ramona Lüdtke „sind die Herren von beyondSoft immer ansprechbar und darum bemüht, die Software unseren Anforderungen entsprechend umzuprogrammieren.“

Zugewinn an Professionalisierung und effiziente Qualitätssicherung

Fragt man Ramona Lüdtke, inwiefern sich der Einsatz des BeWoPlaners auf die Arbeit bei der FiZ ausgewirkt hat, so lautet die Antwort: „Er hat uns auf jeden Fall einen großen Zugewinn an Professionalisierung beschert.“ Die Möglichkeit, aus der Leitungsposition ein Auge auf alle Tätigkeiten im Rahmen der von der FiZ angebotenen pädagogischen Leistungen zu haben und jederzeit eingreifen zu können, wenn etwas in die falsche Richtung läuft, ist für sie einer der Pluspunkte, den die Software bietet. Dazu kommen enorme Arbeitserleichterung, eine bessere Nachvollziehbarkeit und auch die Möglichkeit, einfach und effizient Qualität überwachen und sicherstellen zu können, fasst es die FiZ-Geschäftsführerin zusammen. Ein nicht unwesentlicher Vorteil für ein Unternehmen, das sich zwar bereits etabliert hat, aber auch weiter wachsen und sich auch in Zukunft am Markt behaupten will.

FiZ – Familie im Zentrum
www.fiz-hof.de