Der BeWoPlaner im Einsatz bei der API gGmbH in Berlin
„Ich liebe das Ding“
API gGmbH steht für Arbeitsgemeinschaft Psychosoziale Integration und Rehabilitation gemeinnützige GmbH und bietet betreutes Einzelwohnen für psychisch kranke Erwachsene an. Das Angebot der API richtet sich innerhalb der psychiatrischen Pflichtversorgung an Menschen im Berliner Bezirk Tempelhof-Schöneberg, die einen Anspruch auf Eingliederungshilfe haben.
Bereits im dritten Jahr arbeitet das Team rund um Christiane Schuhknecht-Risius mit dem BeWoPlaner. Die Fachsozialarbeiterin für Klinische Sozialarbeit und API-Geschäftsführerin hatte sich die Software für die Eingliederungshilfe genauestens angeschaut und sich dann auch dafür entschieden. Denn schon längst war ihr klar, dass eine leistungsstarke Software mit einer umfangreichen Datenverarbeitung hermusste, nachdem zunächst in Word-Dokumenten dokumentiert worden war und man danach sogar auch versucht hatte, ein eigenes Programm zu schreiben. Eine ehemalige Mitarbeiterin brachte den BeWoPlaner ins Spiel. Und der ist bei der API seit dem 1. Januar 2017 erfolgreich im Einsatz.
„Der BeWoPlaner ist das Herzstück unseres Trägers.“
Erster Schritt: die Anpassung an Berliner Verhältnisse
Eines war der API-Geschäftsführerin von Anfang an klar: „Der BeWoPlaner ist von Hause aus nicht unbedingt auf Berliner Verhältnisse zugeschnitten.“ Die Anpassungen, die dann nötig waren und die in enger Zusammenarbeit zwischen API und BeWoPlaner-Team vorgenommen werden mussten, waren demnach auch recht umfangreich. „Vor allem das Wording“, so Christiane Schuhknecht-Risius, „entspricht im BeWoPlaner nicht dem in Berlin üblichen. Wir rechnen zum Beispiel nicht nach Fachleistungsstunden ab, wir haben Hilfebedarfsgruppen.“ Und auch einen Hilfeplan gibt es in Berlins Eingliederungshilfe für seelisch beeinträchtigte Menschen nicht. Der ursprünglich im BeWoPlaner angelegte Button „Hilfepläne“ wurde dann auch in den in Berlin korrekten Begriff „Bewilligungen“ unbenannt. Viele kleine und größere Änderungen mussten auf diese Weise umgesetzt werden. „Um alles auf Berliner Stand zu bringen, war einiges an Vorarbeit nötig“, erzählt Christiane Schuhknecht-Risius. Arbeit, die sie jedoch gern übernommen und die sich letztlich auch ausgezahlt hat: „Ich habe mich da so richtig reingekniet“, erzählt sie und freut sich, dass heute alles so eingerichtet ist, dass es – fast – perfekt passt: „Ich liebe das Ding“, erklärt sie. „Es ist das Herzstück unseres Trägers.“
Den BeWoPlaner perfekt beherrschen
Die Software komplett zu beherrschen, das war das Ziel, das Christiane Schuhknecht-Risius erreichen wollte. Um nicht nur selbst die Funktionen der Software perfekt nutzen und anwenden, sondern diese auch ihren KollegInnen erklären zu können. Dabei hat sie gute Erfahrungen damit gemacht, dass sie nicht alle Funktionen von Anfang an freigeschaltet hat. „Zunächst konnten sie nur ‚KlientInnen‘, ‚Bewilligung‘ und ‚Zeiterfassung‘ sehen.“ Im Laufe der Zeit wurde dann von ihr ein Button nach dem anderen dazugegeben. So konnten sich die MitarbeiterInnen langsam an die Arbeit mit dem BeWoPlaner gewöhnen. Und heute kommen auch alle, die nicht zu den Digital Natives zählen, damit zurecht.
Dass alle MitarbeiterInnen „in einem Boot“ sind, ist bei der API besonders wichtig. Denn anders als in vielen Einrichtungen werden die anfallenden Schreibtischtätigkeiten hier überwiegend im Homeoffice geleistet. Und man trifft sich als Gesamtteam nur ein Mal in der Woche. Deshalb hat Christiane Schuhknecht-Risius sich im BeWoPlaner – und darauf ist sie besonders stolz – ein eigenes Austauschforum eingerichtet. Hier kann sie sich als fachliche Koordinatorin der Einrichtung jederzeit mit ihren Kommentaren in die Klientenbetreuung einklinken.
Dass man sich mit dem BeWoPlaner einmal richtig auseinandergesetzt und sich die Software zu eigen gemacht hat, ist für die API-Geschäftsführerin noch an anderer Stelle wichtig. So ließen sich neue Bedarfe besser erklären und konnten vom BeWoPlaner-Team schneller umgesetzt werden. Wenn zum Beispiel KlientInnen einen Termin absagen, beschreibt Christiane Schuhknecht-Risius diese Besonderheit, und es nicht möglich ist, einen Ersatztermin zu stellen, dann werde diese Fehlzeit transparent dokumentiert und nachvollziehbar angezeigt. „Ich habe es erklärt und es hat gut geklappt.“
Schnelle Hilfe im Notfall
Wenn es bei Anpassungsanfragen – ob individueller Wunsch oder auch rechtliche Vorgabe –mal etwas länger mit der Umsetzung dauert, wird die API-Geschäftsführerin auch schon mal ein wenig ungeduldig. Dabei ist sie sich aber im Klaren, dass Umprogrammierungen auch ihre Zeit benötigen. Dafür weiß sie aber sehr zu schätzen, dass sie beim BeWoPlaner im Notfall nicht allein ist: „Wenn es dringend war und vielleicht auch ein Notfall, da ging es sehr schnell und ich bekam rasch eine Antwort. Dabei hatte ich das Gefühl, da sitzt jemand, der sich Gedanken macht, ob die Frau sofort was braucht. Und das allein hat mich schon ungemein beruhigt.“
Überhaupt ist Christiane Schuhknecht-Risius vom BeWoPlaner überzeugt. „Der BeWoPlaner ist gut zu bedienen. Wenn man erstmal die Logik begriffen hat, dann haut das alles hin.“
Was sie jedoch am meisten schätzt: Dass der BeWoPlaner hilft, die Kosten im Blick zu behalten. In den Jahren vor der Umstellung auf den BeWoPlaner, erzählt sie, war ein nicht unerheblicher finanzieller Schaden dadurch entstanden, dass nicht übersehbar gewesen war, wer wo zu viel gearbeitet hatte. Dadurch aber, dass der BeWoPlaner die möglichen Stunden innerhalb einer Hilfebedarfsgruppe zuweist, lässt er nicht zu, wenn ungenehmigte Überstunden entstehen. „Ein großer Vorteil“, findet Christiane Schuhknecht-Risius, „vor allem dass auch die MitarbeiterInnen jeden Tag sehen können wo sie zeitlich stehen.“
Für die API und Christiane Schuhknecht-Risius hat sich der BeWoPlaner bewährt. Auch wenn sie noch den einen oder anderen Wunsch hat – wie z.B. ein Info- und Formularcenter für immer wiederverwendbare Formulare und Orientierungshilfen – so ist die Software zum „Herzstück“ der Einrichtung geworden. Richtig hineingekniet in das Programm hat sie sich auch deshalb, weil sie weiß, dass der Wechsel eines Dokumentationssystems für eine Einrichtung und vor allem fürs Team „ein mittlerer Albtraum“ ist. Und für sie feststeht: „Wir werden so bald nicht wieder wechseln.“
Mehr Infos zu API gGmbH: www.api-bew.de
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